Funktionen
Was Bauflip kann, und was nicht
Sechs Bereiche, die einen Auftrag von der Anfrage bis zum Rapport tragen. Jeder Punkt ist im Code des Produktivsystems geprüft.
01 · Aufträge
Jede Anfrage wird ein Auftrag mit allem, was das Büro braucht
Das Problem
Eine Anfrage kommt per Telefon, WhatsApp oder E-Mail, und die Angaben liegen danach verstreut.
Was Bauflip daran ändert
Das Büro erfasst die Anfrage einmal, mit den Angaben, die später jeder braucht. Der Auftrag bekommt eine Referenznummer und bleibt bis zum Abschluss die eine Stelle für alles.
- Mieter, Adresse, Verwaltung und Kostendach
- Art des Auftrags: Reparatur, Ersatz oder Neuinstallation
- Quelle der Anfrage (Telefon, WhatsApp, E-Mail) und der Originaltext
- Referenznummer automatisch aus Jahr und Laufnummer
- Fotos, PDF und Word-Dateien als Anhang am Auftrag
02 · Status
Der Stand eines Auftrags ist für alle derselbe
Das Problem
Ob ein Auftrag auf einen Termin, auf Material oder auf die Verrechnung wartet, weiss sonst nur, wer nachfragt.
Was Bauflip daran ändert
Jeder Auftrag steht auf einem Status, von der Anfrage bis «Abgeschlossen». Zwei Übergänge setzt Bauflip selbst, alles andere setzt das Büro.
- Termin gebucht: Status wechselt automatisch auf ABGEMACHT, etwa von ABMACHEN oder MONTAGEBEREIT
- Rapport «Behoben»: Status wechselt automatisch auf ABRECHNEN
- Weitere Stufen wie BESTELLEN, WERKSTATT, MONTAGEBEREIT setzt das Büro
- Liste nach Status filtern, mit Zähler pro Status
- Änderungen erscheinen bei anderen Benutzern ohne Neuladen
03 · Planung
Das Büro plant, der Monteur sieht seine Woche
Das Problem
Wer wann wohin fährt, muss dem Monteur sonst gesagt werden.
Was Bauflip daran ändert
Termine werden im Kalender einem Monteur zugewiesen. Das Büro sieht das ganze Team, jeder Monteur nur seine eigenen Termine.
- Monatskalender für das Büro, Wochenplan für das Team
- Besichtigung und Ausführung als eigene Terminarten
- Abwesenheiten der Monteure und ihre Verfügbarkeit
- Ein Klick vom Termin in den Auftrag
04 · Monteur im Feld
Der Auftrag auf dem Handy, ohne App-Store
Das Problem
Der Monteur braucht vor Ort Adresse, Kontakt und Vorgeschichte, nicht erst nach einem Anruf im Büro.
Was Bauflip daran ändert
Bauflip läuft im Browser. Der Monteur meldet sich an, sieht seinen Tag und öffnet den Auftrag.
- «Mein Tag» und Wochenplan nur mit den eigenen Terminen
- Auftrag mit Adresse, Kontaktdaten und Anhängen
- Kein Download, keine Installation
- Büro-Bereiche sind für Monteure gesperrt
05 · Rapport
Rapport, Fotos und Bestellung in einem Formular
Das Problem
Was vor Ort gemessen und entschieden wurde, landet sonst auf einem Zettel oder in einer Nachricht.
Was Bauflip daran ändert
Der Monteur schliesst den Besuch im Auftrag ab: Ergebnis, Notiz, Fotos und, wenn etwas bestellt werden muss, das Formular des Lieferanten.
- Ergebnis «Behoben» oder «Aufgenommen»
- Bei «Aufgenommen» wählt er den nächsten Schritt
- Fotos direkt aus der Kamera oder Galerie
- Bestellformular des Lieferanten im Rapport ausfüllen
- Der Status des Auftrags folgt dem Rapport
06 · Bestellformulare
Die Felder bestimmt der Betrieb, nicht der Softwareanbieter
Das Problem
Jeder Lieferant und jede Storenart braucht andere Angaben. Ein fixes Formular passt nie.
Was Bauflip daran ändert
Ein Administrator baut die Formulare selbst: pro Lieferant, mit eigenen Feldern. Der Monteur sieht im Rapport nur die aktiven Vorlagen.
- Felder mit Bezeichnung, Typ und Pflichtangabe
- Reihenfolge der Felder frei änderbar
- Vorlagen lassen sich deaktivieren, bestehende Rapporte bleiben erhalten
- Nur der Administrator sieht diesen Bereich
Ausserdem
Team, Rollen und Sicherheit
- Team und Rollen
- Drei Rollen: Administrator, Büro, Monteur. Mitarbeiter werden eingeladen und sehen genau ihren Bereich.
- Zwei-Faktor für Administratoren
- Für Administrator-Konten kann die Zwei-Faktor-Anmeldung verlangt werden.
- Zeiterfassung
- Im Büro-Bereich gibt es eine Zeiterfassung für Büro und Administratoren.
- Trennung pro Betrieb
- Jeder Betrieb ist eine eigene Organisation. Die Trennung wird in der Datenbank erzwungen.
Was Bauflip nicht macht
Damit Sie nicht in der Demo überrascht werden
- Bauflip schreibt keine Offerten und keine Rechnungen. Das bleibt in Ihrem bisherigen Programm.
- Es gibt keine Buchhaltungsschnittstelle, auch nicht zu bexio.
- Anfragen aus WhatsApp, Telefon und E-Mail erfasst das Büro von Hand.
- Kein Abgleich mit Google- oder Outlook-Kalender.
- Kein Offline-Betrieb: Der Monteur braucht Empfang.
Sehen Sie es an einem echten Auftrag.
In einer Demo führen wir einen Auftrag von der Anfrage bis zum Rapport durch, mit Ihrem Ablauf, nicht mit einem Beispielbetrieb.